Gli archivi digitali dell’avvocato dopo il decreto semplificazioni

Il 16 luglio 2020 sulla Gazzetta Ufficiale ’20 è stato pubblicato il decreto legge n. 76 recante “misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione digitale”. Questo provvedimento apporta molte innovazioni che riguardano imprese e professionisti oltre a dettare norme in materia di archivi digitali.

Questi interventi normativi all’apparenza sembrano riguardare essenzialmente la pubblica amministrazione e i passaggi burocratici che i conservatori devono fare per poter offrire servizi a quest’ultima.

In realtà leggendo l’ art. 1-ter del codice dell’amministrazione digitale, si evince che ora “in tutti i casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione, anche a carico di soggetti privati, il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida” (intendendosi per “Linee Guida” le linee guida sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico, pubblicare da AgID il 18 settembre ’20).

Questo intervento normativo è molto incisivo perché, con norma cogente per i soggetti privati, si sanciscono:

  • le caratteristiche che deve possedere il loro archivio digitale dove siano obbligati per legge a conservare documenti informatici;
  • l’obbligo di rispetto delle linee guida AgID per la concreta strutturazione dell’archivio digitale (ciò dal momento in cui queste diventeranno pienamente efficaci ovvero tra nove mesi circa).

In pratica, nelle ipotesi contemplate dall’art. 44 CAD, anche i privati dovranno dotarsi di sistemi di conservazione a norma e non potranno più limitarsi, per esempio, ad un semplice backup in una cartella locale.

Per sistema di conservazione a norma si intende un sistema che rispetti lo standard ISO 14721 del 2012 e la norma UNI 11396 (cosidetta SinCRO), si tratta di standard sui quali è basata la strutturazione degli archivi digitali secondo la normativa AgID, quindi sono prescrizioni normative che consentono di assicurare le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità richieste dall’art. 44 CAD.

In quali ambiti è applicabile la normativa in questione per i professionisti?

  • Nell’ambito della conservazione delle fatture elettroniche
  • Nell’ambito della normativa sul processo civile telematico, che all’art. 20, comma terzo, prevede: “il soggetto abilitato esterno è tenuto a conservare, con ogni mezzo idoneo, le ricevute di avvenuta consegna dei messaggi trasmessi al dominio giustizia”. Si è molto dibattuto in passato circa l’esistenza di un preciso obbligo di legge che imponga all’avvocato di dotarsi di un archivio digitale a norma: la novella legislativa dissolve ogni questione in quanto, essendoci un preciso obbligo legale di conservazione di documenti informatici (PEC), ci si dovrà dotare di una risorsa informatica rispettosa del codice dell’amministrazione digitale e delle linee guida AgID;
  • L’art. 33 del codice deontologico forense prevede che “l’avvocato, se richiesto, deve restituire senza ritardo gli atti ed i documenti ricevuti dal cliente e dalla parte assistita per l’espletamento dell’incarico e consegnare loro copia di tutti gli atti e documenti, anche provenienti da terzi, concernenti l’oggetto del mandato”. Anche in questo caso è chiaro che dovrà essere assicurata autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti digitali attraverso l’adozione di un archivio digitale a norma.

Questo discorso si può estendere anche ad altri settori propri dell’ambito legale quali i procedimenti di mediazione, che si sono ampiamente sviluppati a livello digitale durante l’emergenza sanitaria in corso. Anche in tale ipotesi è evidente che i documenti informatici prodotti durante la procedura dovranno rispettare le caratteristiche ora ben codificate dall’art. 44 CAD sia per i soggetti pubblici che per quelli privati.

Va inoltre specificato che la novella legislativa costituisce un utile volano anche per un miglioramento delle politiche di protezione dei dati personali.

Ai sensi dell’art. 25 regolamento UE n. 679 del 2016 inoltre “il titolare del trattamento mette in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per ogni specifica finalità del trattamento. Tale obbligo vale per la quantità dei dati personali raccolti, la portata del trattamento, il periodo di conservazione e l’accessibilità. In particolare, dette misure garantiscono che, per impostazione predefinita, non siano resi accessibili dati personali a un numero indefinito di persone fisiche senza l’intervento della persona fisica”.

Dal momento che tutti i sistemi di conservazione all’interno dei quali confluiscono dati personali devono rispettare non solo il codice dell’amministrazione digitale ma anche le previsioni del regolamento europeo sulla privacy, sono evidenti i vantaggi generati dall’adozione di un archivio digitale a norma, oltre al fatto che l’ambiente che in tal modo si protegge è quello in cui i fascicoli stanno per la maggior parte del tempo e spesso in condizioni di sicurezza assai precarie.