Come gestire i propri collaboratori efficacemente attraverso riunioni, deleghe e feedback

Come per le aziende anche per gli studi legali è necessario avvalersi di un team di collaboratori affiatati, formati e costantemente motivati. Sono queste le tematiche del team building, del team working e del team coaching. Alla luce dei cambiamenti epocali che stiamo vivendo, lavorare in team è un’esigenza imprescindibile. Gli studi legali che opereranno nei prossimi anni saranno studi strutturati, con professionisti e staff, organizzati in forma di impresa, con logiche di business molto simili a quelle aziendali. Questo vorrà dire che le risorse umane saranno la colonna portante dello studio, dai professionisti alle segretarie, nessuno escluso. Scegliere le persone giuste e ottimizzarne il lavoro attraverso formazione, aggiornamenti, riunioni, team building sarà fondamentale. per garantire allo studio performance eccelllenti.

TRE STRUMENTI MANAGERIALI:
Dopo aver costruito un team e averlo dotato di organizzazione, mediante tre strumenti fondamentali, organigramma, funzionigramma e procedure, lo stesso potrà funzionare grazie ai tre strumenti manageriali principali:

  • Riunioni
  • Deleghe
  • Feedback

RIUNIONI

Sono lo strumento manageriale ideale per lavorare sulla motivazione del team e sul clima di studio, per organizzare le attività e per condividere informazioni e opinioni.

Esistono 5 diversi tipologie di riunioni:

  • Riunioni organizzative: per definire chi fa che cosa
  • Riunioni informative: per trasmettere informazioni al team in modo centralizzato, quali, ad esempio, i nuovi collaboratori che entrano nel team, oppure che escono, o nuovi clienti acquisiti dallo studio
  • Riunioni formative: utili per condividere il sapere formando tutti in modo costante e omogeneo, evitando così che qualcuno resti indietro; inoltre, con la formazione interna si possono ottimizzare anche gli investimenti formativi, per esempio perché si manda un collaboratore a fare un corso con l’impegno che condivida poi con i colleghi quanto appreso; in questo modo avremo investito una sola quota, lavoreremo sul team building e sul public speaking
  • Riunioni decisionali: dove verranno prese decisioni circa questioni strategiche per lo studio
  • Riunioni di brainstorming: dove le persone potranno esprimersi liberamente, in modo da conoscere le loro difficoltà, esigenze e opinioni.


Le riunioni, per compattare il gruppo, devono essere ben organizzate e gestite, e perché ciò avvenga bisogna tenere presente alcuni punti fondamentali:

  • Fissarle sempre in un luogo dedicato: la sala riunioni, non davanti alla macchinetta del caffè o a pranzo
  • Definire con chiarezza le regole della riunione (divieto assoluto di portare i cellulari, rispetto dell’orario di inizio….)
  • Devono parlare tutti e il più alto gerarchicamente parla per ultimo, per non condizionare gli altri
  • Preparare e seguire un ordine del giorno
  • Redigere un report finale e inviarlo a tutti i partecipanti
  • Anticipare l’ordine del giorno via email, in modo che ciascuno sia informato sui contenuti e possa prepararsi
  • Dare un titolo alla riunione, in modo che sia chiaro lo scopo della stessa e l’argomento trattato.

Le riunioni possono sembrare scocciature o perdite di tempo, in realtà sono utilissimi strumenti di ottimizzazione del tempo, ma solo se ben organizzati e gestiti, in caso contrario diventano un momento collettivo di dispersione di tempo, perché mal utilizzati. In questo periodo di pandemia le riunioni avvengono prevalentemente a distanza, proprio perché è più difficile lavorare in sinergia data la distanza è ancora più necessario fare riunioni se non quotidiane, almeno settimanali a scopo organizzativo, ma anche motivazionale, comunicativo e relazionale. Quindi fate in modo di colmare la distanza fisica con un maggior utilizzo dei meeting on line interni allo studio.

DELEGHE

Sono un altro strumento manageriale fondamentale che permette di moltiplicare il proprio tempo a disposizione. La delega deve seguire la regola in base alla quale tutti i risultati che possono raggiungere miei collaboratori il cui costo orario è inferiore al mio dovrebbero essere delegati; in questo modo si ottengono due vantaggi rilevanti: primo: maggior tempo per svolgere attività a valore aggiunto, secondo: aumento della marginalità.
Perché tutto ciò accada è necessario che anche la delega segua delle regole ben precise:

  • I soggetti a cui delegare devono essere scelti in base alle competenze professionali e alle attitudini personali e non solo in base alla disponibilità o al carico di lavoro
  • Ciò che viene delegato deve essere chiarito e perimetrato in modo che non ci siano equivoci, va definito con concretezza cosa deve fare il delegato e qual è l’ aspettativa di risultato
  • La delega deve sempre avere con sé le specifiche della dead line, cioè del termine entro il quale l’attività deve essere compiuta; deleghe con “appena hai tempo”, “è urgente”, “quando riesci” non sono ammissibili, perché creano confusione
  • Quando si delega, bisogna anche verificare che il delegato abbia tutte le risorse necessarie per poter adempiere alla delega, altrimenti tali risorse vanno procurate: conoscenze, denaro, persone, strumenti, informazioni
  • Affinché il delegato sia particolarmente responsabile, vanno chiariti i rischi e la delicatezza del compito, nonché le conseguenze per errori o ritardi
  • Al compimento della delega deve seguire un feedback.

La delega è uno strumento d’oro per migliorare le performance di uno studio professionale e dimenticate la frase “faccio prima a fare io”.

FEEDBACK

Ultimo strumento manageriale è il feedback. Sia che io esegua correttamente la delega sia che commetta degli errori, il feedback mi permette di sapere dove ho sbagliato e dove devo migliorare. La delega, quindi, serve a dare un parere, un’opinione per far crescere il delegato. Attraverso il feedback dato correttamente la persona riceve altri punti di vista, opinioni e punti prospettici da cui guardare le cose, che gli permettono di crescere velocemente e rinforzare i comportamenti efficaci. Il feedback per essere efficace deve essere dato nell’interesse di chi lo riceve e deve sempre riguardare il futuro, cioè partire da ciò che si è visto e proiettarsi al futuro su come migliorare la prossima volta diversamente da polemiche e  criticismi,  dal continuare a rimestare nel passato, voler avere ragione, giudicare la persona: quello non è un feedback.

Il feedback deve sempre avere come oggetto il fatto, la situazione e mai la persona; non colpite mai l’identità dell’altro, il “chi sei tu”, ma rimanete sempre sul “cosa hai fatto”.