La celebrazione delle udienze da remoto nel processo civile, amministrativo e tributario

L’attuale situazione di emergenza sanitaria ha introdotto nel nostro ordinamento disposizioni per la celebrazione delle udienze da remoto attraverso l’utilizzo di specifiche piattaforme informatiche.

Per quanto concerne il processo civile, l’art. 221, comma 6, del decreto legge n. 34 del 2020, prevede che, durante il periodo emergenziale (attualmente prorogato sino al 30 aprile ’21), la partecipazione alle udienze civili di una o più parti o di uno o più difensori possa avvenire, su istanza dell’interessato, “mediante collegamenti audiovisivi a distanza, individuati e regolati con provvedimento del Direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia. La parte può partecipare all’udienza solo dalla medesima postazione da cui si collega il difensore. Lo svolgimento dell’udienza deve in ogni caso avvenire con modalità idonee a salvaguardare il contraddittorio e l’effettiva partecipazione”.

La piattaforma utilizzata per la celebrazione dell’udienza da remoto è Microsoft Teams, e il link di collegamento che l’avvocato deve utilizzare per collegarsi alla stanza virtuale dove si celebra l’udienza è contenuto nel provvedimento di fissazione (dell’udienza) comunicato dalla cancelleria.

L’istanza di partecipazione mediante collegamento a distanza deve essere depositata almeno quindici giorni prima della data fissata per l’’udienza. Il giudice dispone la comunicazione alle parti dell’istanza, dell’ora e delle modalità del collegamento almeno cinque giorni prima dell’udienza. All’udienza il giudice darà poi atto a verbale delle modalità con cui accerta l’identità dei soggetti partecipanti a distanza e, ove si tratta delle parti, la loro libera volontà.

Naturalmente è sempre possibile che la celebrazione dell’udienza da remoto venga disposta in via unilaterale dal giudice.

La modalità di celebrazione dell’udienza prevista dal d.l. 34/2020 (e prima ancora, in altre forme, dall’art. 83 d.l. 18/2020) non presuppone la presenza di tutti i difensori nell’aula di udienza ma lascia anche solo ad uno di essi la scelta di partecipare da remoto.

Si tratta di una novità veramente interessante in quanto influisce non poco sui costi del processo (per le parti) e sul risparmio di tempi (per gli avvocati); inoltre, la scelta di partecipare da remoto potrebbe evitare i costi (e i tempi) di trasferta per l’avvocato oppure i costi per l’incarico ad un procuratore domiciliatario.

Il discorso è ancora più valido se si considera che nel rito civile molti adempimenti d’udienza si risolvono in pochi minuti e possono ancor più essere celebrati anche da remoto: si pensi alla richiesta di ammissione delle istanze istruttorie oppure alla precisazione delle conclusioni; si tratta di attività che vengono espletate in pochi minuti e che si limitano, nella quasi totalità dei casi, ad un richiamo a scritti già depositati.

Questa nuova modalità sembra dunque essere un’innovazione capace di generare effetti positivi salvaguardando comunque il contraddittorio.

Per quanto riguarda il processo amministrativo si prevede invece la possibilità che l’udienza di discussione orale si celebri attraverso collegamento da remoto; a tal fine occorre che venga depositata apposita istanza (proposta con atto separato e non in calce ad altri atti) entro il termine per il deposito delle memorie di replica ovvero, per gli affari cautelari, fino a cinque giorni liberi prima dell’udienza in qualunque rito.

Questa istanza è accolta dal presidente del collegio se presentata congiuntamente da tutte le parti costituite. Negli altri casi il presidente la valuta, anche sulla base delle eventuali opposizioni espresse dalle altre parti alla discussione da remoto e, dove ritenga necessaria la discussione della causa in modalità remota, anche in assenza di istanza di parte, la dispone con decreto.

In tutti i casi in cui sia disposta la discussione da remoto, la segreteria comunica, almeno tre giorni prima della trattazione, l’avviso dell’ora e delle modalità di collegamento. Si dà atto a verbale delle modalità con cui si accerta l’identità dei soggetti partecipanti e la libera volontà delle parti, anche ai fini della disciplina sulla protezione dei dati personali. Il luogo da cui si collegano i magistrati, gli avvocati e il personale addetto è considerato udienza a tutti gli effetti di legge. La particolarità di tale rito è che la partecipazione all’udienza, di fatto, non è obbligatoria, stante che, in alternativa alla discussione, possono essere depositate note di udienza fino alle ore 12 del giorno antecedente a quello dell’udienza stessa o richiesta di passaggio in decisione e il difensore che deposita tali note o tale richiesta è considerato presente a ogni effetto in udienza.

Anche nel processo amministrativo la piattaforma informatica utilizzata è Microsoft Teams.

Come emerge da questa disamina, nel processo civile e nel processo amministrativo, la disciplina relativa alle udienze da remoto è legata alla persistenza dello stato di emergenza sanitaria in corso nel nostro paese.

Leggermente diversa è la situazione nel processo tributario poiché si tratta del primo rito processuale ad essersi dotato di una disciplina per le udienze da remoto applicabile anche al di fuori del predetto stato emergenziale.

L’art. 16, comma 4, della Legge 17 dicembre 2018, n. 136, prevede infatti che la partecipazione alle udienze pubbliche o camerali, possa avvenire a distanza senza alcuna limitazione alla ricorrenza di calamità o eventi avversi di ogni genere.

La norma in questione prevede infatti espressamente che “la partecipazione alle udienze di cui agli articoli 33 e 34 del decreto legislativo 31 dicembre 1992, n. 546, può avvenire a distanza mediante collegamento audiovisivo tra l’aula di udienza e il luogo del collegamento da remoto del contribuente, del difensore, dell’ufficio impositore e dei soggetti della riscossione, nonché dei giudici tributari e del personale amministrativo delle Commissioni tributarie, tali da assicurare la contestuale, effettiva e reciproca visibilità delle persone presenti in entrambi i luoghi e di udire quanto viene detto. Il luogo dove avviene il collegamento da remoto è equiparato all’aula di udienza. La partecipazione da remoto all’udienza di cui all’articolo 34 del decreto legislativo 31 dicembre 1992, n. 546, può essere richiesta dalle parti processuali nel ricorso o nel primo atto difensivo ovvero con apposita istanza da depositare in segreteria e notificata alle parti costituite prima della comunicazione dell’avviso di cui all’articolo 31, comma 2, del decreto legislativo 31 dicembre 1992, n. 546. Con uno o più provvedimenti del Direttore Generale delle Finanze, sentito il Consiglio di Presidenza della Giustizia Tributaria, il Garante per la protezione dei dati personali e l’Agenzia per l’Italia Digitale, sono individuate le regole tecnico operative per consentire la partecipazione all’udienza a distanza e le Commissioni tributarie presso cui è possibile attivarla. I giudici, sulla base dei criteri individuati dai Presidenti delle Commissioni tributarie, individuano le controversie per le quali l’ufficio di segreteria è autorizzato a comunicare alle parti lo svolgimento dell’udienza a distanza”.

In ottemperanza a quanto previsto dalla norma primaria, il Direttore Generale delle Finanze, con proprio decreto dell’11 novembre ’20, ha individuato le regole tecnico-operative per consentire la partecipazione all’udienza a distanza “a regime”.

Si prevede in particolare l’utilizzo dell’applicativo Skype for business (peraltro ormai integrato nell’applicazione Microsoft Teams) e che la decisione del Presidente di svolgere l’udienza a distanza debba essere comunicata alle parti a mezzo posta elettronica certificata, ai sensi dell’articolo 16-bis del decreto legislativo 31 dicembre 1992, n. 546.

È stato inoltre previsto che il verbale di udienza, redatto come documento informatico, debba essere sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale dal Presidente o dal giudice monocratico e dal segretario dell’udienza.

Si demanda, inoltre, a successive linee guida la regolamentazione relativa alle parti che si difendono in proprio.

Per quanto concerne il periodo emergenziale, le suddette disposizioni sono integrate dalle misure previste dall’art. 27 del decreto legge 28 ottobre 2020, n. 137, ove si prevede che “fino alla cessazione degli effetti della dichiarazione dello stato di emergenza nazionale da Covid-19, ove sussistano divieti, limiti, impossibilità di circolazione su tutto o parte del territorio nazionale conseguenti al predetto stato di emergenza ovvero altre situazioni di pericolo per l’incolumità pubblica o dei soggetti a vario titolo interessati nel processo tributario, lo svolgimento delle udienze pubbliche e camerali e delle camere di consiglio con collegamento  da remoto è autorizzato, secondo la rispettiva competenza, con decreto motivato del presidente della Commissione tributaria provinciale o regionale da comunicarsi almeno cinque giorni prima della data fissata per un’udienza pubblica o una camera di consiglio. I decreti possono disporre che le udienze e le camere di consiglio si svolgano anche solo parzialmente da remoto, ove le dotazioni informatiche della giustizia tributaria lo consentano e nei limiti delle risorse tecniche e finanziarie disponibili. In tutti i casi in cui sia disposta la discussione da remoto, la segreteria comunica alle parti, di regola, almeno tre giorni prima della trattazione, l’avviso dell’ora e delle modalità di collegamento. Si dà atto a verbale delle modalità con cui si accerta l’identità dei soggetti partecipanti e la libera volontà delle parti, anche ai fini della disciplina sulla protezione dei dati personali. I verbali redatti in occasione di un collegamento da remoto e i provvedimenti adottati in esito a un collegamento da remoto si intendono assunti presso la sede dell’ufficio giudiziario”.

In alternativa alla discussione con collegamento da remoto, si prevede, al secondo comma della suddetta norma, che le controversie fissate per la trattazione in udienza pubblica, passano in decisione sulla base degli atti, salvo che almeno una delle parti non insista per la discussione (con udienza da remoto), con apposita istanza da notificare alle altre parti costituite e da depositare almeno due giorni liberi anteriori alla data fissata per la trattazione. Laddove poi non sia possibile procedere mediante collegamento da remoto, si procede mediante trattazione scritta, con fissazione di un termine non inferiore a dieci giorni prima dell’udienza per deposito di memorie conclusionali e di cinque giorni prima dell’udienza per memorie di replica.