ModuloArchiviazione Documentale

Business File: ogni documento al suo posto

Business File è il software per l’archiviazione elettronica dei documenti che consente di archiviare, classificare, fascicolare, ricercare e condividere ogni tipo di file, sia in rete locale che tramite internet. Un’APP dedicata, permette inoltre all’utente di disporre dei documenti tramite Smartphone e Tablet.

L’archiviazione può essere:

  • manuale: l’utente sceglie una categoria e il sistema propone un form per la visualizzazione dell’anteprima del documento e l’inserimento dei campi di input per l’indicizzazione
  • automatica: grazie all’integrazione con l’ERP Business o con altri software gestionali, il sistema consente di generare automaticamente un documento elettronico in formato PDF e di archiviarlo e indicizzandolo automaticamente con i dati della registrazione (ad es.: dati anagrafici del cliente e il numero, data e articoli delle righe di dettaglio del documento, ecc.)
  • massiva: tramite la lettura di un codice a barre, Business File acquisisce tutte le informazioni necessarie per archiviare il documento e classificarlo
    I documenti archiviati possono infine essere organizzati in fascicoli che raccolgono documenti di diversa natura collegati virtualmente da caratteristiche comuni (es: offerta, disegno del progetto, ordine, fattura, ecc.).

Business File è predisposto per la conservazione elettronica e sostitutiva dei documenti. La conservazione dei documenti archiviati può essere effettuata “in house”, ovvero presso il cliente stesso, oppure avvalendosi di servizi “in cloud”.

Il modulo Privacy e GDPR consente di configurare l’autenticazione degli utenti con password complesse, criptare i documenti inseriti, gestire la scadenza e la cancellazione dei documenti (diritto all’oblio). Sono disponibili due tipologie di log degli utenti per tracciare i login e logout dal software (funzione attiva anche per gli amministratori) e per registrare le operazioni effettuate sui documenti o su specifiche categorie o da gruppi di utenti (indicizzazione, modifica, cancellazione, visualizzazione e download stampa documenti).

Business File aumenta l’efficienza dell’azienda, con vantaggi reali e misurabili:

  • Minori costi di gestione. Grazie alla conservazione fisica degli archivi e alla riduzione dei documenti stampati
  • Efficienza e Produttività. Maggiore velocità e precisione nella ricerca dei documenti, drastica riduzione degli errori e della duplicazione delle informazioni
  • Sicurezza. Gli archivi digitali sono più facili da proteggere e conservare nel tempo e possono essere resi disponibili agli utenti con livelli di accesso differenziati.

Business File: archiviazione e fatturazione elettronica

Il modulo “Fattura Elettronica PA/TP” di Business File, perfettamente integrato al software ERP Business Cube o integrabile ad altre soluzioni gestionali tramite un potente SDK, fornisce una soluzione aggiuntiva per gestire tutto il ciclo della fatturazione elettronica:

  • Generazione del file XML della fattura elettronica
  • Apoposizione della firma digitale
  • Invio tramite P.E.C. del file XML firmato digitalmente
  • Gestione delle notifiche ricevuto dal SdI (Sistema di Intescambio)
  • Conservazione del XML in maniera sostitutiva “in house” (presso il cliente stesso) che “in cloud”
  • Il modulo permette inoltre di attivare sul software gestionale Business Cube, una consolle di gestione delle fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione e di quelle emesse/ricevute tra Privati, che fornisce funzioni automatiche per la registrazione in prima nota dei principali dati della fattura (fornitore, numero e data fattura, totale documento).